Comment passer d’une volonté de prévention à un dispositif VHSS réellement structuré, partagé et applicable dans une organisation ?
Dans ce cas client, DifferenCie a accompagné une structure associative multi-sites dans la construction de son plan de prévention des violences et harcèlements sexistes et sexuels (VHSS). Le travail ne s’est pas limité à une formation. Il a porté à la fois sur le diagnostic des facteurs de risque, l’organisation de la gouvernance, la définition des rôles, la préparation des référents, les procédures d’alerte et de signalement, ainsi que sur la formalisation d’un plan d’action.
L’enjeu était de transformer un sujet souvent traité de manière ponctuelle en une démarche de prévention capable de s’inscrire dans le fonctionnement de la structure.
Un point de départ : structurer la prévention dans toute l’organisation
La démarche a été engagée autour de plusieurs chantiers qui devaient avancer de manière cohérente : gouvernance, financement, formation des référents VHSS, finalisation du document unique, outils de diagnostic et d’action, puis définition d’un process d’alerte.
Dans une organisation répartie sur plusieurs sites, la prévention suppose également de préciser qui valide, qui propose, qui informe et qui met en œuvre. La question du financement des formations et de leur intégration dans le plan de formation faisait elle aussi partie des points à sécuriser.
Le travail a donc consisté à relier les obligations de prévention aux réalités de fonctionnement de la structure.
1. Partir d’un diagnostic concret des facteurs de risque VHSS
Avant de définir des actions, il fallait objectiver les situations de travail pouvant constituer des facteurs de risque.
Une matrice d’autodiagnostic a permis d’examiner différents facteurs : degré de mixité, statuts des personnes, âge, organisation hiérarchique, conditions de travail, relations avec le public, rapports avec des personnes en position de pouvoir, pratiques collectives ou encore présence d’un soutien RH sur site.
Le diagnostic a notamment fait apparaître des situations de déséquilibre femmes-hommes selon les postes, le recours à des statuts temporaires ou à des jeunes en début de parcours, des rapports sociaux ritualisés lors d’événements ou d’afterworks, des conditions de travail variables selon les sites et, dans certains cas, l’absence de présence RH directe.
L’intérêt de cette étape est de sortir d’une approche abstraite des VHSS. Le plan de prévention est construit à partir des situations réellement rencontrées par l’organisation et des actions déjà engagées.
2. Faire de la gouvernance un préalable à la prévention
Un plan de prévention ne peut pas reposer uniquement sur les personnes déjà sensibilisées au sujet. La démarche doit être portée et validée par les instances dirigeantes.
Le travail mené a donc intégré la formalisation de l’engagement des instances, avec l’objectif d’inscrire la prévention dans la durée et de responsabiliser les responsables de l’organisation sur leurs obligations.
La validation formelle, la clarification des responsabilités et le déblocage des moyens nécessaires ont été identifiés comme des conditions de réussite du dispositif.
3. Construire un process d’alerte et de gestion des signalements
Un autre chantier essentiel concernait le signalement. Il ne suffit pas d’indiquer qu’une personne peut alerter : encore faut-il définir un circuit compréhensible, accessible et adapté aux différentes situations.
Le travail a porté sur la construction d’un process d’alerte pouvant mobiliser plusieurs canaux : adresse mail, affichage, QR code, numéros de contact ou autres modalités selon les publics.
La réflexion devait également distinguer les situations selon leur gravité et selon les personnes concernées, notamment lorsqu’un fait nécessite l’intervention des autorités.
L’objectif est que toute personne placée sous l’autorité de la structure sache à qui s’adresser, tandis que les personnes chargées de traiter les signalements disposent d’un cadre clair pour agir.
4. Identifier, former et outiller les référents VHSS
La fonction de référent constitue un maillon central du dispositif. Le projet a donc intégré la définition de critères de sélection, la clarification de la mission et la préparation des outils nécessaires à l’exercice de ce rôle.
Les qualités recherchées incluaient notamment la capacité de détachement, des compétences juridiques suffisantes et le respect strict de la confidentialité.
Le besoin d’une matrice de délégation, d’une fiche de profil et d’une mallette pédagogique a été identifié. La formation des référents devait durer au moins deux jours afin de leur permettre de disposer d’un socle commun et d’être en capacité de relayer ensuite les actions de prévention.
5. Transformer le diagnostic en plan d’action
Le plan d’action a été structuré autour de plusieurs thématiques prioritaires :
- Engagement des instances : formaliser l’engagement, inscrire la prévention dans la durée et rendre visibles les responsabilités.
- Process d’alerte et gestion des signalements : définir le circuit, le communiquer et fournir des outils opérationnels aux personnes concernées.
- Identification et formation des référents VHSS : rendre les interlocuteurs internes accessibles, connus et formés.
- Formation et sensibilisation : donner un socle commun aux différents publics et prévoir des modules pouvant être relayés dans l’organisation.
- Surveillance et sécurité : intégrer les VHSS dans l’évaluation des risques et dans le document unique.
- Mixité : recueillir les actions existantes, fixer des objectifs réalistes, sécuriser les pratiques de recrutement et favoriser une répartition plus équilibrée des responsabilités.
Le tableau de suivi associait à chaque action un risque encouru, un objectif, un niveau de priorité, des critères de réussite, un responsable, une échéance, un budget éventuel, des résultats attendus et des actions correctives. Cette logique permet de passer d’une intention générale à un pilotage concret.
6. Une formation-action pour rendre les équipes opérationnelles
La formation s’inscrit dans cette démarche globale. Elle a été conçue pour permettre aux responsables et aux salariés chargés de la prévention de comprendre les VHSS, d’analyser les facteurs de risque de leur structure et de savoir réagir lorsqu’une situation survient.
Le format prévoyait deux jours en présentiel, complétés par une demi-journée de retour d’expérience à distance dans un délai maximum de 21 jours. Chaque session pouvait accueillir jusqu’à dix participants.
Le programme associait apports juridiques, quiz interactifs, cas pratiques, jurisprudences liées au secteur, analyse des facteurs organisationnels, travail individuel sur la matrice d’autodiagnostic et restitution collective.
7. Co-construire le plan d’action puis suivre sa mise en œuvre
Le deuxième jour était consacré à l’autodiagnostic puis à la co-construction d’un plan d’action à partir des principaux risques identifiés. Chaque structure pouvait ensuite personnaliser ses propres actions.
La formation abordait également la manière de faire vivre le plan et le rôle du référent VHSS.
Le retour d’expérience à distance avait pour objectif de revenir sur la mise en place des actions, d’identifier les réussites et les freins, de mutualiser les bonnes pratiques et de présenter les outils ou dispositifs d’accompagnement utiles pour aller plus loin.
Ce que montre ce cas client
Prévenir les VHSS ne consiste pas à juxtaposer une formation, une charte et un référent. L’efficacité du dispositif dépend de la cohérence entre le diagnostic des risques, l’engagement des instances, les procédures de signalement, les personnes ressources, la formation et le suivi du plan d’action.
Ce cas illustre une approche dans laquelle la formation devient l’un des leviers d’un dispositif plus large : elle apporte les connaissances et les méthodes nécessaires, tandis que le diagnostic et le plan d’action permettent de les traduire dans l’organisation.
Pour une structure multi-sites, cette articulation est particulièrement importante : les outils doivent pouvoir être compris, déployés et relayés de manière cohérente tout en tenant compte des réalités locales.
Vous souhaitez construire ou renforcer votre plan de prévention VHSS ?
DifferenCie accompagne les organisations qui souhaitent structurer leur démarche de prévention : diagnostic des risques, formation-action, accompagnement des référents, construction du plan d’action et outils de sensibilisation.
L’accompagnement peut partir d’un dispositif déjà engagé ou d’une démarche à construire.
DifferenCie est un organisme de formation certifié Qualiopi.
Faouzia Rejeb
faouzia.rejeb@differencie.com
06 82 63 41 38
www.differencie.com
